Email Netiquette

Eines der grössten Probleme mit E-Mail ist wahrscheinlich die Tatsache, dass viele Benutzer keine Ahnung haben, wie man E-Mails korrekt verfasst, formatiert und sendet.

Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Regeln für den Umgang mit E-Mail 

Grundsätzlich gilt: Benutzen Sie E-Mail so wie Sie es von anderen erwarten

Überlegen Sie sich folgendes: Haben Sie Freude daran, wenn Sie grosse E-Mail Attachments erhalten ohne diese angefordert zu haben? Oder macht es Ihnen Spass, E-Mail auf einem farbig-blinkenden Hintergrund zu lesen, so dass Sie die Schrift kaum noch erkennen können? Mögen Sie die riesige kindische Unterschrift, welche Sie im E-Mail vor einigen Tagen erhalten haben? 

Senden Sie E-Mail im TXT Format anstatt im HTML oder Rich-Text Format 

Es gibt keinen einzigen Grund, E-Mail im HTML Format zu senden – wirklich, keinen Einzigen. HTML ist die Sprache, mit welcher Inhalte für das World Wide Web geschrieben werden. Sie entspricht nicht dem E-Mail Standard. Deshalb kann es jederzeit passieren, dass der Empfänger eine HTML-Nachricht gar nicht erhält, weil seine Software sie nicht lesen kann. 

Nachfolgend eine Zusammenfassung der Fakten, welche gegen den Einsatz von HTML basierenden E-Mails sprechen: 

HTML E-Mail ist gefährlich – Praktisch alle Viren werden heute per E-Mail übermittelt. Beides, TXT und HTML Mails können Malware (Viren, etc.) enthalten, die Gefahr ist jedoch viel grösser bei HTML E-Mails. Der Grund dafür ist, dass sich verschiedene Malware die Schwachstellen im HTML-Parser zunutze macht und nach Ankunft der E-Mails automatisch schädlichen Code ausführt – ohne dass Sie das E-Mail vorher öffnen müssen. 

HTML E-Mail verschlingt Bandbreite – Schauen Sie sich einmal den Quellcode einer HTML-Nachricht an – das ist der Code, welcher gleich nach dem E-Mail-Header kommt – und Sie werden feststellen, dass ein HTML E-Mail doppelt so gross ist im Vergleich zu einem TXT E-Mail. Es kann sogar mehrfach grösser sein. 

HTML E-Mail funktioniert nicht immer – Einige verbreitete E-Mail Clients (z.B. Pegasus) können HTML E-Mails gar nicht lesen. Bei anderen (PocoMail, AOL) wird die Nachricht verzerrt dargestellt.

HTML E-Mail kann eigenmächtig Verbindungen zum Internet aufbauen – Wenn Sie Offline sind können Bilder in HTML Nachrichten selbstständig eine Verbindung zum Internet aufbauen. 

HTML E-Mail ist langsam – Diverse E-Mail Applikationen (z.B. Outlook) können HTML Code nur sehr langsam wiedergeben. Wiederholte Versuche können sogar zum Absturz des E-Mail Clients führen. 

HTML E-Mail ist nicht benutzerfreundlich – HTML erlaubt es dem Absender, kleine und teilweise unlesbare Schriften zu verwenden, unscharfe Farben oder schlecht formatiere Bilder zu übermitteln. Der Empfänger muss dann seine Anzeige anpassen, damit er überhaupt etwas lesen kann. Das führt zu Frust und Ärger. 

Abo-Listen hassen HTML E-Mail – Abo Listen, besonders solche mit Digest, blockieren den Empfang von HTML E-Mails (weil diese im Digest als Code-Wirrwarr dargestellt werden). 

Fragen Sie nach, bevor Sie Attachments senden 

Das Empfangen von idiotischen 2MB-Bildern, flash-basierenden Geburtstagskarten, Filmen oder sonstigem Unsinn kann frustrierend sein. Denken Sie daran, dass es viele Leute gibt, welche nur ganz kurz ihr E-Mail kontrollieren möchten und anschliessend 20 Minuten warten müssen, bis irgend ein riesiger Download abgeschlossen ist. 

Wenn Sie einmal wirklich eine Datei via E-Mail senden müssen, komprimieren Sie diese vorher mit einem Komprimierungsprogramm (TotalCommander, WinZip, WinRAR,7-Zip, etc.). 

Dazu kommt, dass viele E-Mail Server limitierte Postfachgrössen haben. Wenn jemand in den Ferien ist, kann es leicht passieren, dass wegen idiotisch grossen E-Mails das Postfach relativ schnell überfüllt und deaktiviert wird. Wollen Sie der Grund dafür sein, dass Ihr Kunde keine E-Mails mehr empfangen kann? 

Deshalb sollten Sie immer beim Empfänger nachfragen, bevor Sie grössere Dateien per Email senden. 

Seien Sie zurückhaltend  mit dem Versand von Word Dokumenten (.doc) 

Ähnlich wie mit HTML E-Mails, ist es auch bei Word Dokumenten so, dass wegen der Formatierung die Dateien selbst unnötig gross sind und alle möglichen Arten von Viren enthalten können. In über 90% der Fälle kann der Inhalt einer Word-.doc Datei als gewöhnliche Textdatei verschickt werden (.txt). 

In 90% der verbleibenden 10% aller Fälle, wenn Ihnen das Layout eines Dokumentes wirklich wichtig ist, kann die Datei als Rich Text File (.rtf) formatiert werden. Eine .rtf-Datei ist viel kleiner als eine .doc-Datei und kann von viel mehr Clients auf verschiedenen Plattformrn gelesen werden. Übrigens sind .rtf – Dateien quer über die Versionen kompatibel – im Unterschied zu MS Word. 

Wenn möglich, konvertieren Sie die Dateien ins Adobe Format (.pdf). So können Sie die Formatierung erhalten und das Risiko von Malware-Infektionen minimieren. 

SCHREIBEN IN GROSSBUCHSTABEN = SCHREIEN!

Wenn Sie in Grossbuchstaben schreiben sieht das für den Empfänger so aus, als ob Sie schreien würden. Benutzen Sie die Caps-Taste äusserst zurückhaltend. Wenn Sie mir ein E-Mail in Grossbuchstaben schreiben, können Sie sicher sein, dass es ungeöffnet und ungelesen im Papierkorb landen wird. 

Leiten Sie nie Nachrichten weiter, welche sie dazu auffordern 

Das Netz ist mit Datenschrott überlastet – das meiste davon Spam. Es gibt aber auch noch die Netz-Version der bekannten Kettenbriefe – „senden Sie eine Kopie davon an alle Bekannte…” – i.d.R. mit irgend einer herzzerreissenden Geschichte und einer Andeutung, dass es der ganzen Welt besser gehen wird wenn sie es tun. Vergessen Sie das. Im besten Fall ist es eine Verschwendung von Bandbreite, im schlimmsten ein Virus. 

Wenn Sie der Welt helfen möchten benutzen Sie vermehrt öffentliche Transportmittel, spenden Sie einen Beitrag an Pro Infirmis oder tun Sie sonst etwas Sinnvolles. 

Halten Sie weitergeleitete E-Mails sauber 

Wir bekommen alle regelmässig unseren gerechten Anteil von E-Mail-Witzen und sonstiger Ware, welche wir manchmal mit unseren Freunden, Kollegen oder Familie teilen wollen. Wenn Sie solche E-Mails einfach weiterleiten, wächst die Grösse dieser E-Mails über die normalen Proportionen hinaus. Ausserdem sind dann oftmals auch die E-Mail Adressen aller anderen Empfänger ersichtlich und Sie verletzen damit vielleicht die Privatsphäre einzelner Personen. 

Säubern Sie solche E-Mails von allen möglichen Cc:’s und leiten Sie sie erst dann weiter. 

Wenn Sie E-Mails an mehrere Empfänger verschicken, benutzen Sie das Bcc: Feld 

Der Versand von E-Mails an mehrere Empfänger mag ja ganz cool sein (speziell für Spammer…). Wenn Sie aber das To: oder Cc: Feld dafür benutzen, ist Ihr E-Mail gefundenes Fressen für Spammer und andere niedere Lebensformen. 

Benutzen sie das Bcc: Feld (= blind carbon copy) – So können Sie E-Mails an verschiedene Personen senden und verhindern, dass potentielle Spammer die Adressen „ernten”. 

Vergessen Sie „ich auch” – E-Mails 

Es interessiert mich nicht, ich will es nicht wissen, also senden Sie mir niemals E-Mails um mir so was  mitzuteilen. Wenn Sie Ihre Gefühle wirklich mit jemandem teilen möchten, setzen Sie eine Nachricht mit normalem Inhalt auf. Verzichten Sie auf „ich-auch”-E-Mails und vermeiden Sie damit Verschwendung von Zeit und Bandbreite. 

Benutzen Sie einen aussagekräftigen Betreff in der Betreffzeile 

Die Betreffzeile sollte einen direkten Zusammenhang mit dem Inhalt haben. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger anhand der Betreffzeile weiss, worum es geht. Ausserdem sind gute und aussagekräftige Betreffzeilen eine grosse Hilfe bei der späteren Archivierung (und Wiederfindung) der E-Mails. 

Senden Sie nie E-Mail mit leerer Betreffzeile – solche E-Mails haben für den Empfänger keine Bedeutung. E-Mails ohne Betreffzeile werden bei mir direkt in den Papierkorb geleitet, ohne dass ich sie jemals sehe. 

Fügen Sie Ihren E-Mails eine schlichte Signatur zu 

Menschen wollen gerne wissen, mit wen Sie es zu tun haben. Der Versuch, ein E-Mail wie jo34567@hotmail.com zu dechiffrieren kann eine echte Herausforderung sein. Auf die E-Mail Signatur gehören Vorname Nachname und E-Mail Adresse. Bei geschäftlichen E-Mails fügen Sie noch den Firmennamen, Ihren Titel, ev. Ihre Postleitzahl und die Telefonnummer hinzu. 

Lassen Sie Bilder, Farbe, Logos, Animationen oder grosse Attachments ganz weg. Diese gehören nicht in die Signatur. 

Prüfen Sie die Rechtschreibung 

Nichts übermittelt einen schlechteren Eindruck als Rechtschreibefehler. Installieren Sie eine Rechtschreibekorrektur und benutzen Sie diese vor dem Senden. 

Prüfen und evaluieren Sie Ihr E-Mail nochmals vor dem Versand 

Verschiedene Menschen haben verschiedene Perspektiven, kulturelle Hintergründe, Erfahrungen und Werte, je nachdem wo sie aufgewachsen sind und/oder wo sie leben. Danken Sie daran, bevor Sie Ihren Witz per E-Mail verschicken. 

Denken Sie auch daran, dass Sie Ihre Nachrichten oftmals an ganz fremde Menschen schicken. Es muss nicht sein, dass diese den gleichen Sinn für Humor oder Sarkasmus haben wie Sie. 

Lesen Sie Ihr E-Mail in Ruhe nochmals durch, bevor Sie auf den Senden-Knopf drücken. Stellen Sie sicher, dass Sie vom Empfänger nicht missverstanden werden und eliminieren Sie alles, was zweideutig erscheinen kann.

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