Die Beste Präsentation

Ein Kollege hat vor einigen Tagen gesagt: “Präsentationen vor Grossgruppen werden sehr oft  von Leuten gemacht, welche nicht gerne präsentieren. Deshalb kommen sie auch selten gut an”.

Darauf habe ich mir gedacht:

Die Beste Präsentation könnte ganz einfach „keine Präsentation” sein.

Wenn Sie sich schon die Mühe machen um etwas auf die Beine zu stellen, sollten Sie es mindestens sehr gut machen.  Sonst machen Sie es lieber gar nicht. Bleiben Sie zuhause. Verschwenden Sie nicht Ihre (und meine) Zeit.

Vielleicht werden Sie jetzt sagen: „ich muss…” oder „mein Chef will es…” oder „wenn ich es nicht mache werde ich nichts verkaufen…”, usw.

OK, wenn Sie schon müssen, dann ziehen Sie doch folgendes in Erwägung:

Steigen Sie bei dem Punkt ein, welcher für Ihr Publikum am interessantesten ist: der Schluss. Fangen Sie also gleich mit den Fragen und Antworten an. Das könnte in etwa so gehen:

Schritt 1: Bestimmen Sie einen Verbündeten, welcher im Publikum sitzt und Ihnen eine Kick-Off Frage stellt.

Schritt 2: Stehen Sie auf und gehen Sie zum Podium. Stellen Sie sich vors Publikum (ohne Laptop).

Schritt 3: „Haben Sie Fragen?”

Schritt 4: Ihr Verbündeter fragt ungefähr in der Art: „Na, Boris, was läuft denn so bei dir?”

Beantworten Sie die Frage. Aber richtig, als Typ, der Sie wirklich sind. Und nicht als flacher, gestresster und langweiliger Manager der sich durch eine endlose Power Point Präsentation quält.

Nach 5 Minuten stehen Sie da als natürlicher, authentischer Mensch, der genau weiss, was er will und warum er da ist. An diesem Punkt haben Sie das ganze Publikum für sich eingenommen. Sie werden sich vor der Fragenlawine gar nicht mehr retten können.

So funktioniert die Welt da draussen. Vielleicht funktioniert es auch bei Präsentationen? Probieren Sie’s mal aus.

Ein guter Rat:

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Die erste und wichtigste Regel, um Angriffe von Alligatoren zu vermeiden:

Schwimmen Sie nie in Gewässern, welche von Alligatoren bewohnt sind.

Und wenn sich am anderen Ufer genau das befindet, was Sie schon immer haben wollten? Jammern Sie nicht, beschweren Sie sich nicht, schwimmen Sie einfach ein bisschen schneller.

Ihre Karriere ist kein Boot

und Ihr Unternehmen ist es auch nicht.

Ein Boot mit einem Leck, wenn das Leck auch noch so klein ist, wird unweigerlich sinken. Sie jedoch müssen nicht perfekt sein, um Erfolg zu haben.

Stellen Sie sich ein Quadrat vor, welches Sie in sechzehn gleich grosse Felder unterteilen (4×4). In jedes davon legen Sie eines Ihrer Pluspunkte. Wenn Sie es für Ihr Unternehmen machen, dann wären das Dinge wie Mitarbeiter, Angebot, Lage, Ruf, usw. Wenn Sie es für sich selbst machen, können Sie zum Beispiel Ihre Ausbildung, Netzwerk, Erfahrung, Fähigkeiten, usw. nehmen.

Wenn sich jemand für Sie entscheidet, wird er/sie sämtliche Attribute in die Auswahl miteinbeziehen, welche Ihre Persönlichkeit oder Ihre Firma ausmachen. Ob Sie nun einen Job suchen, eine Beziehung anfangen oder ein Produkt verkaufen: es kommt selten vor, dass alles nur von einem einzigen Attribut abhängt.

Das ist auch der Grund, weshalb ich mich manchmal über die menschliche Natur ärgere. Wenn die Dinge schlecht stehen, wenn der Wirtschaftsmotor stockt, haben wir die Tendenz in Panik zu geraten. Wir fokussieren uns auf nur eines der sechzehn Felder, nämlich auf das, wo das Problem liegt und ignorieren den Rest. Wir verfallen in hysterische Zustände wie „unsere Kunden haben kein Geld” oder „bei dieser Wirtschaftskrise werden wir nie etwas verkaufen”. Anstatt das temporäre Timeout in diesem einen Feld zu nutzen um die restlichen fünfzehn zu pflegen, setzen wir uns in die Ecke und jammern wegen dem einen Feld, welches nicht funktioniert.

Wen wir uns nur auf das problematische Feld konzentrieren und all die anderen Elemente, welche unsere Persönlichkeit oder Produkt ausmachen, ignorieren, schaffen wir uns zwei Probleme. Erstens, die Aufmerksamkeit, welche wir auf das problematische Feld richten, nützt rein gar nichts – es ist reine Energieverschwendung. Zweitens, die anderen „funktionierenden” Felder werden vernachlässigt – sie erhalten von Ihnen zu wenig Aufmerksamkeit.

Das Problem mit dem Jammern ist folgendes: Menschen haben gerne Recht. Wenn Sie sich und Ihre Freunde davon überzeugen, dass die Zeiten wirklich schlecht sind und Sie scheitern werden, dann wird es auch so kommen. Sich selbst erfüllende Prophezeiungen funktionieren eben.

Zu klein um zu scheitern

Sind Sie ein Mega – Finanzkonzern? Wenn ja, dann kennen Sie sicher das bestgehütete Geheimnis der Finanz-und Bankenwelt: Sie können schwindelerregende, astronomisch hohe Risiken eingehen, weil Sie ganz genau wissen, dass Sie viel zu gross sind um zu scheitern. Wenn der Supergau kommt und Sie alles verloren haben, ist das für Sie kein Problem: Väterchen Staat wird Sie da wieder raushauen. Garantiert. 

Vielleicht sind Sie aber doch kein Mega – Finanzkonzern. Wenn Sie nämlich einer wären, würden Sie diesen Blog nicht lesen. Mega-Konzerne lesen solche Blogs nicht. 

Diejenigen von uns, die etwas kleiner sind und sich mit den Mega-Konzernen nicht messen können, haben auch ein Geheimnis: Wir sind viel zu klein um zu scheitern und deshalb brauchen wir auch keinen Staat der uns saniert. Und das ist nicht weil wir etwa, gemessen an der Anzahl Mitarbeiter oder Kapital, zu klein sind – nein – wir dürfen ruhig auch gross sein und viele Mitarbeiter haben. Es ist weil wir uns klein verhalten. 

Eine sich klein verhaltende Bank, hätte niemals in hunderttausende von Hypotheken investiert, ohne diese vorher ganz genau zu prüfen. Und ein sich klein verhaltender Unternehmer würde niemals ohne Business Plan dutzende von Mitarbeitern einstellen – um dann die Hälfte zu entlassen, nachdem ihn seine Investoren mit einer furchterregenden PowerPoint Präsentation erschrecken. 

Ich fürchte mich vor Finanzabteilungen in Grosskonzernen. Sie wissen schon, die ganz grossen Abteilungen, wo sich viele fleissige Buchhalter bemühen, die Zahlen so aussehen zu lassen, wie sie der CEO sehen möchte. Wir Kleinen machen halt nur ein gewöhnliches Cash Accounting – was vielleicht auch für die Grossen von Vorteil wäre, weil nämlich dann, früher oder später, die Geschäftsleitung wissen MÜSSTE, was da vor sich geht, anstatt nur das zu „wissen”, was sie wissen MÖCHTE. 

Grossdenkende Unternehmen verlieren Kunden am Laufmeter und zwar genau deshalb, weil sie eben grossdenkend sind und ihre Entscheidungsträger konsequent von der realen Welt isolieren. Verärgerte, abspringende Kunden finden kein Gehör – die entsprechenden Informationen kommen bestenfalls bis zum Mitarbeiter im Callcenter, der sich eventuell noch bemüht, ein Script abzulesen um den Kunden zu besänftigen. Die Chefetage bleibt in der Regel von unangenehmen Feedbacks verschont.

Wenn Sie sich klein verhalten und gross denken sind Sie viel zu klein um zu scheitern. Sie benötigen keine staatliche Sanierung weil sich Ihr Unternehmen die Existenzberechtigung tagtäglich verdienen muss und das, was Sie tun, Sinn macht. Sie brauchen keinen Rettungsplan weil Ihre flache und überschaubare Organisation die Probleme erkennt und entsprechend handelt, bevor diese unlösbar werden. In den meisten Fällen können Sie sich ja nicht einmal selbst entlassen. Wie wollen Sie dann, in der Manier der Grossdenkenden, hunderte oder tausende von Mitarbeitern entlassen? Das geht gar nicht. 

Die Medien stilisieren die Mega-Konzerne bis in den Himmel und sind meines Erachtens Mittäter. Die Super – Exponenten der Grosskonzerne lächeln uns regelmässig von den Titelseiten der einschlägigen Publikationen an (OK, zugegeben, in letzter Zeit etwas weniger). Vergessen werden konsequent die Unternehmen, die nahe beim Kunden und nahe beim Produkt sind – und natürlich auch nahe beieinander. Deshalb meine Meinung: klein denken lohnt sich.

Aus diesem Grund kriegen Sie nie wieder einen Job in Ihrer Branche!

Unglaublich aber wahr: die Methode der verbrannten Erde scheint immer noch aktuell in unserer Geschäftswelt zu sein.

Vor einigen Tagen habe ich in einem technischen Forum einen Diskussions-Thread von einem Programmierer gelesen, welcher von seiner Firma entlassen wurde. Er hat im ganzen Forum lauthals seine Wut an sämtlichen Kollegen, Vorgesetzten und Kunden ausgelassen – kein Stein blieb mehr auf dem anderen stehen. Alle, die mit dem Unternehmen irgendwie zu tun hatten, wurden regelrecht durch den Dreck gezogen. Eine widersprüchliche Aussage folgte der anderen und zum Schluss kam die Behauptung, man solle sich nicht aufregen, es sei ja nur ein Witz. Wie bitte? Ein Witz?

Ich weiss aus Erfahrung, dass einige Programmierer blühende Egos kultivieren und von Zeit zu Zeit ziemlich unangenehm werden können, ganz besonders dann, wenn eben dieses Ego angekratzt wird. Heute, in der modernen Geschäftswelt, sind solche Ego-Trips ein Anachronismus und alles andere als akzeptabel. Eine solche Einstellung ist problematisch und fügt anderen Personen und dem Unternehmen Schaden zu, Witz hin oder her.

Würden Sie jemanden einstellen, der seine ex-Firma öffentlich durch den Dreck zieht? Vielleicht würden Sie es sogar tun, ganz sicher würden Sie es aber irgendwann bereuen.

Ich kenne diesen Programmierer nicht persönlich und möchte ihm hier auf keinen Fall ein Podium geben, aber ich denke, dass ein solches Verhalten ganze Bände spricht. Die Firma muss sich jetzt mit PR Massnahmen um eine Entkräftung der negativen Aussagen bemühen und vermehrt Imagepflege betreiben. Das ist keine beneidenswerte Position, weder für das Unternehmen noch für die verbleibenden Mitarbeiter.

Es verhalten sich lange nicht alle Firmen korrekt – und auch viele Kollegen nicht. Bossing und Mobbing sind nach wie vor quer durch die Wirtschaft anzutreffen. Das ist aber noch lange kein Grund, mit einem Mega-Knall das Unternehmen zu verlassen und alle Brücken hinter sich niederzubrennen. Die grosse Mehrheit wird so etwas auch nie tun. Wer es mit seiner Firma nicht auf die Reihe bringt, konzentriert sich am Besten auf die Zukunft, macht eine saubere Projektübergabe, wünscht den verbleibenden Kollegen alles Gute und schaut nach vorne. Und wer weiss, vielleicht sieht man sich ja wieder?

Email Netiquette

Eines der grössten Probleme mit E-Mail ist wahrscheinlich die Tatsache, dass viele Benutzer keine Ahnung haben, wie man E-Mails korrekt verfasst, formatiert und sendet.

Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Regeln für den Umgang mit E-Mail 

Grundsätzlich gilt: Benutzen Sie E-Mail so wie Sie es von anderen erwarten

Überlegen Sie sich folgendes: Haben Sie Freude daran, wenn Sie grosse E-Mail Attachments erhalten ohne diese angefordert zu haben? Oder macht es Ihnen Spass, E-Mail auf einem farbig-blinkenden Hintergrund zu lesen, so dass Sie die Schrift kaum noch erkennen können? Mögen Sie die riesige kindische Unterschrift, welche Sie im E-Mail vor einigen Tagen erhalten haben? 

Senden Sie E-Mail im TXT Format anstatt im HTML oder Rich-Text Format 

Es gibt keinen einzigen Grund, E-Mail im HTML Format zu senden – wirklich, keinen Einzigen. HTML ist die Sprache, mit welcher Inhalte für das World Wide Web geschrieben werden. Sie entspricht nicht dem E-Mail Standard. Deshalb kann es jederzeit passieren, dass der Empfänger eine HTML-Nachricht gar nicht erhält, weil seine Software sie nicht lesen kann. 

Nachfolgend eine Zusammenfassung der Fakten, welche gegen den Einsatz von HTML basierenden E-Mails sprechen: 

HTML E-Mail ist gefährlich – Praktisch alle Viren werden heute per E-Mail übermittelt. Beides, TXT und HTML Mails können Malware (Viren, etc.) enthalten, die Gefahr ist jedoch viel grösser bei HTML E-Mails. Der Grund dafür ist, dass sich verschiedene Malware die Schwachstellen im HTML-Parser zunutze macht und nach Ankunft der E-Mails automatisch schädlichen Code ausführt – ohne dass Sie das E-Mail vorher öffnen müssen. 

HTML E-Mail verschlingt Bandbreite – Schauen Sie sich einmal den Quellcode einer HTML-Nachricht an – das ist der Code, welcher gleich nach dem E-Mail-Header kommt – und Sie werden feststellen, dass ein HTML E-Mail doppelt so gross ist im Vergleich zu einem TXT E-Mail. Es kann sogar mehrfach grösser sein. 

HTML E-Mail funktioniert nicht immer – Einige verbreitete E-Mail Clients (z.B. Pegasus) können HTML E-Mails gar nicht lesen. Bei anderen (PocoMail, AOL) wird die Nachricht verzerrt dargestellt.

HTML E-Mail kann eigenmächtig Verbindungen zum Internet aufbauen – Wenn Sie Offline sind können Bilder in HTML Nachrichten selbstständig eine Verbindung zum Internet aufbauen. 

HTML E-Mail ist langsam – Diverse E-Mail Applikationen (z.B. Outlook) können HTML Code nur sehr langsam wiedergeben. Wiederholte Versuche können sogar zum Absturz des E-Mail Clients führen. 

HTML E-Mail ist nicht benutzerfreundlich – HTML erlaubt es dem Absender, kleine und teilweise unlesbare Schriften zu verwenden, unscharfe Farben oder schlecht formatiere Bilder zu übermitteln. Der Empfänger muss dann seine Anzeige anpassen, damit er überhaupt etwas lesen kann. Das führt zu Frust und Ärger. 

Abo-Listen hassen HTML E-Mail – Abo Listen, besonders solche mit Digest, blockieren den Empfang von HTML E-Mails (weil diese im Digest als Code-Wirrwarr dargestellt werden). 

Fragen Sie nach, bevor Sie Attachments senden 

Das Empfangen von idiotischen 2MB-Bildern, flash-basierenden Geburtstagskarten, Filmen oder sonstigem Unsinn kann frustrierend sein. Denken Sie daran, dass es viele Leute gibt, welche nur ganz kurz ihr E-Mail kontrollieren möchten und anschliessend 20 Minuten warten müssen, bis irgend ein riesiger Download abgeschlossen ist. 

Wenn Sie einmal wirklich eine Datei via E-Mail senden müssen, komprimieren Sie diese vorher mit einem Komprimierungsprogramm (TotalCommander, WinZip, WinRAR,7-Zip, etc.). 

Dazu kommt, dass viele E-Mail Server limitierte Postfachgrössen haben. Wenn jemand in den Ferien ist, kann es leicht passieren, dass wegen idiotisch grossen E-Mails das Postfach relativ schnell überfüllt und deaktiviert wird. Wollen Sie der Grund dafür sein, dass Ihr Kunde keine E-Mails mehr empfangen kann? 

Deshalb sollten Sie immer beim Empfänger nachfragen, bevor Sie grössere Dateien per Email senden. 

Seien Sie zurückhaltend  mit dem Versand von Word Dokumenten (.doc) 

Ähnlich wie mit HTML E-Mails, ist es auch bei Word Dokumenten so, dass wegen der Formatierung die Dateien selbst unnötig gross sind und alle möglichen Arten von Viren enthalten können. In über 90% der Fälle kann der Inhalt einer Word-.doc Datei als gewöhnliche Textdatei verschickt werden (.txt). 

In 90% der verbleibenden 10% aller Fälle, wenn Ihnen das Layout eines Dokumentes wirklich wichtig ist, kann die Datei als Rich Text File (.rtf) formatiert werden. Eine .rtf-Datei ist viel kleiner als eine .doc-Datei und kann von viel mehr Clients auf verschiedenen Plattformrn gelesen werden. Übrigens sind .rtf – Dateien quer über die Versionen kompatibel – im Unterschied zu MS Word. 

Wenn möglich, konvertieren Sie die Dateien ins Adobe Format (.pdf). So können Sie die Formatierung erhalten und das Risiko von Malware-Infektionen minimieren. 

SCHREIBEN IN GROSSBUCHSTABEN = SCHREIEN!

Wenn Sie in Grossbuchstaben schreiben sieht das für den Empfänger so aus, als ob Sie schreien würden. Benutzen Sie die Caps-Taste äusserst zurückhaltend. Wenn Sie mir ein E-Mail in Grossbuchstaben schreiben, können Sie sicher sein, dass es ungeöffnet und ungelesen im Papierkorb landen wird. 

Leiten Sie nie Nachrichten weiter, welche sie dazu auffordern 

Das Netz ist mit Datenschrott überlastet – das meiste davon Spam. Es gibt aber auch noch die Netz-Version der bekannten Kettenbriefe – „senden Sie eine Kopie davon an alle Bekannte…” – i.d.R. mit irgend einer herzzerreissenden Geschichte und einer Andeutung, dass es der ganzen Welt besser gehen wird wenn sie es tun. Vergessen Sie das. Im besten Fall ist es eine Verschwendung von Bandbreite, im schlimmsten ein Virus. 

Wenn Sie der Welt helfen möchten benutzen Sie vermehrt öffentliche Transportmittel, spenden Sie einen Beitrag an Pro Infirmis oder tun Sie sonst etwas Sinnvolles. 

Halten Sie weitergeleitete E-Mails sauber 

Wir bekommen alle regelmässig unseren gerechten Anteil von E-Mail-Witzen und sonstiger Ware, welche wir manchmal mit unseren Freunden, Kollegen oder Familie teilen wollen. Wenn Sie solche E-Mails einfach weiterleiten, wächst die Grösse dieser E-Mails über die normalen Proportionen hinaus. Ausserdem sind dann oftmals auch die E-Mail Adressen aller anderen Empfänger ersichtlich und Sie verletzen damit vielleicht die Privatsphäre einzelner Personen. 

Säubern Sie solche E-Mails von allen möglichen Cc:’s und leiten Sie sie erst dann weiter. 

Wenn Sie E-Mails an mehrere Empfänger verschicken, benutzen Sie das Bcc: Feld 

Der Versand von E-Mails an mehrere Empfänger mag ja ganz cool sein (speziell für Spammer…). Wenn Sie aber das To: oder Cc: Feld dafür benutzen, ist Ihr E-Mail gefundenes Fressen für Spammer und andere niedere Lebensformen. 

Benutzen sie das Bcc: Feld (= blind carbon copy) – So können Sie E-Mails an verschiedene Personen senden und verhindern, dass potentielle Spammer die Adressen „ernten”. 

Vergessen Sie „ich auch” – E-Mails 

Es interessiert mich nicht, ich will es nicht wissen, also senden Sie mir niemals E-Mails um mir so was  mitzuteilen. Wenn Sie Ihre Gefühle wirklich mit jemandem teilen möchten, setzen Sie eine Nachricht mit normalem Inhalt auf. Verzichten Sie auf „ich-auch”-E-Mails und vermeiden Sie damit Verschwendung von Zeit und Bandbreite. 

Benutzen Sie einen aussagekräftigen Betreff in der Betreffzeile 

Die Betreffzeile sollte einen direkten Zusammenhang mit dem Inhalt haben. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger anhand der Betreffzeile weiss, worum es geht. Ausserdem sind gute und aussagekräftige Betreffzeilen eine grosse Hilfe bei der späteren Archivierung (und Wiederfindung) der E-Mails. 

Senden Sie nie E-Mail mit leerer Betreffzeile – solche E-Mails haben für den Empfänger keine Bedeutung. E-Mails ohne Betreffzeile werden bei mir direkt in den Papierkorb geleitet, ohne dass ich sie jemals sehe. 

Fügen Sie Ihren E-Mails eine schlichte Signatur zu 

Menschen wollen gerne wissen, mit wen Sie es zu tun haben. Der Versuch, ein E-Mail wie jo34567@hotmail.com zu dechiffrieren kann eine echte Herausforderung sein. Auf die E-Mail Signatur gehören Vorname Nachname und E-Mail Adresse. Bei geschäftlichen E-Mails fügen Sie noch den Firmennamen, Ihren Titel, ev. Ihre Postleitzahl und die Telefonnummer hinzu. 

Lassen Sie Bilder, Farbe, Logos, Animationen oder grosse Attachments ganz weg. Diese gehören nicht in die Signatur. 

Prüfen Sie die Rechtschreibung 

Nichts übermittelt einen schlechteren Eindruck als Rechtschreibefehler. Installieren Sie eine Rechtschreibekorrektur und benutzen Sie diese vor dem Senden. 

Prüfen und evaluieren Sie Ihr E-Mail nochmals vor dem Versand 

Verschiedene Menschen haben verschiedene Perspektiven, kulturelle Hintergründe, Erfahrungen und Werte, je nachdem wo sie aufgewachsen sind und/oder wo sie leben. Danken Sie daran, bevor Sie Ihren Witz per E-Mail verschicken. 

Denken Sie auch daran, dass Sie Ihre Nachrichten oftmals an ganz fremde Menschen schicken. Es muss nicht sein, dass diese den gleichen Sinn für Humor oder Sarkasmus haben wie Sie. 

Lesen Sie Ihr E-Mail in Ruhe nochmals durch, bevor Sie auf den Senden-Knopf drücken. Stellen Sie sicher, dass Sie vom Empfänger nicht missverstanden werden und eliminieren Sie alles, was zweideutig erscheinen kann.

Do you know Pecha Kucha?

No? Don’t worry, most people have not. Pecha Kucha is a new global presentation phenomenon which originated in Japan sometime during 2003. It’s a new and wonderfully creative and unconventional way to do Power Point presentations. The rules are very simple: You must use 20 slides, each shown for 20 seconds, as you tell your story in sync with the visuals. That’s 6 minutes and 40 seconds. Slides are set to advance automatically. Thus, good preparation and rehearsal is an absolute must. When you’re done – you’re done. Shut up and sit down.

Pecha Kucha is more that just presentation. It’s a combination of sport and art. You work under heavy time constraints and thus you have absolutely no time to dwell on bullet points or digress from your subject (meaning: you have no time to bore your audience to death). You really must keep clear and right down to the point. This is a great challenge and excellent training of your presentation skills. Remember: If you can’t tell the essence of your story in under 7 minutes, then you probably shouldn’t be presenting anyway. Write a report, pack it in an envelope and send it to your audience. At least you won’t waste anybody’s time.

There are Pecha Kucha nights in almost every city in Western Europe. You might want to give it a try and who knows, maybe I’ll see you there. For further information see http://www.pecha-kucha.org